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Aperfeiçoando o resultado das empresas de Home Care

Por Benedito Silva, Editor Conexão Home Care.

O maior desafio dos gestores a frente das empresas de assistência domiciliar no que se refere à performance financeira da empresa é o gerenciamento de receitas, despesas e dos custos de operação assistencial. Em geral o dia a dia desses gestores é preenchido de avaliações de pacientes, orçamentos assistenciais, implantações, gestão de glosas, auditorias de contas, descontinuidades de prescrições, negociação de remunerações e a execução da assistência propriamente dita.

Ao preencher todo o tempo com demandas operacionais, dedicação muitas vezes necessária aos incêndios, problemas da mão de obra, questões de dispensação e tantos outros que permeiam os processos do home care, os gestores acabam por esquecer de elevar a organização um degrau acima.

A prática da assistência foi o que configurou o organograma que predomina nessas empresas, que privilegia áreas administrativas e financeiras, área assistencial e farmácia. Poucas são as estruturas com áreas próprias e especificas para demandas às vezes mais estratégicas como tecnologia da informação, controladoria, contabilidade, central de atendimento, marketing, planejamento, higienização e dispensação, segurança do paciente, auditoria, recursos humanos, entre outras. O que se deve certamente em função do tamanho da organização, tempo no mercado e outros fatores.

Quanto mais a empresa cresce, mais faturamento executa e quanto mais pacientes assiste começa a perceber a necessidade por um pensamento estratégico, de mercado e de futuro. Difícil é aquele gestor que impeça a entrada de um novo paciente porque sua estrutura não está preparada para absorvê-lo. Pelo contrário, implanta e depois azeita o processo – quando consegue!

O formato do organograma das empresas não deveria ser o essencial determinante para que os gestores deixassem de entender a necessidade de dedicar tempo – muito tempo – à reflexão da sua posição no mercado e como isso impacta no desempenho financeiro da organização. Mais que isso, reflexão sobre as práticas de processos, propostas de preços, relacionamento com a mão de obra, como é percebida do ponto de vista da qualidade e satisfação, enfim, a gestão como um todo.

Contudo, o que deveria estar na agenda para dedicação exclusiva aparece na proporção inversa aos furos de escalas, busca de autorização de materiais e medicamentos, negociações com fornecedores, visitas a clientes, inadimplência e mais.

Diante disso, o que se chamou de maior desafio logo no começo, pode não ser. O desafio seria fazer a empresa funcionar, mitigar problemas e reclamações, receber dos clientes, pagar as contas, etc. Para muitos essa superação já significaria aperfeiçoamento. E não deixa de ser, desde que o gestor seja capaz de olhar para os procedimentos operacionais e melhorá-los de maneira a evitar a reincidência, mas é isso o que acontece?

Com o crescimento do mercado da assistência domiciliar a agenda das empresas prestadoras tem sido implantar mais pacientes, credenciar convênios, oferecer mais serviços. E são essas iniciativas que acabam por desencontrar receitas, despesas e aumentar os custos a patamares nada praticáveis. A entrada de pacientes precisa ser uma ação calculada como a produção de batatas fritas: um forno com a capacidade para assar uma tonelada de batatas ao mesmo é o mesmo que estragará uma tonelada e meia se forem colocadas ao mesmo tempo.

Algumas questões se bem analisadas e estabelecidas podem contribuir para melhorar a performance da organização de Home Care, são elas:

  • Conhecer a capacidade produtiva da empresa, ou seja, quantos pacientes sua organização é capaz de assistir ao mesmo tempo sem que haja comprometimento de nenhum dos processos, qual seja. O simples indício de que faltou um determinado item no kit de mat/med do paciente e que isso só foi identificado na casa pode indicar que a empresa está operando acima de sua capacidade de produção.
  • Realizar a logística reversa de todas as sobras de materiais e medicamentos que se tornaram sobressalentes por motivos de mudança de prescrição, alta, rehospitalização, óbito e outros motivos.
  • Ter a informação periódica do nível de satisfação dos clientes para quem presta serviço, sejam os pacientes, familiares, mão de obra e as operadoras de planos de saúde.
  • Estabelecer uma estratégia just in time para o controle de estoque de materiais e medicamentos, concomitante com uma modalidade virtual que dispense a necessidade de estoque imobilizado e custos extras.
  • Implantar novos pacientes em função da qualidade do pagamento do cliente, sem o risco de comprometer a qualidade da assistência realizada aos pacientes cujos clientes asseguram uma agenda de pagamentos fidedigna.
  • Produzir a assistência por processos e por eles orientado. A reincidência de problemas e reclamações sinaliza que a causa não foi resolvida na fonte e que o processo não foi revisitado.
  • Desconcentrar o faturamento entre as carteiras de clientes. A concentração é uma das principais causas de quebra de empresas.
  • Produzir um modelo híbrido de geração de receitas que não esteja unicamente calçado na “venda” dos insumos da farmácia.
  • Casar fluxo de caixa e conta corrente.
  • Otimizar as rodas dos profissionais de saúde visitadores. Recursos tecnológicos atualmente disponíveis são capazes de automatizar esses processos, reduzindo o tempo de permanência na casa, o aumento das rodas e a agilidade da comunicação entre equipe e a base.
  • Atuar exclusivamente em seu negócio fim: assistência. A pseudo avaliação de que absorver como negócio alguns processos de trabalho acreditando que representará ganhos de custo no futuro geralmente mostra que somente houve investimentos desnecessário.
  • Conhecimento exato da produtividade de cada um dos funcionários da empresa. É comum concluir que há menos ou mais funcionários do que a empresa precisa.
  • Definir ao menos dois indicadores para gestão diária: margem de contribuição do paciente e fluxo de caixa.

 

Acreditamos que essas recomendações favorecem o aperfeiçoamento dos resultados. Para quem deseja discutir situações específicas o Conexão Home Care está plenamente à disposição. Fale com a Gente!

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